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AG ordinaire vs AG extraordinaire
Toutes les AG ne se ressemblent pas. Distinguez clairement les deux types, car les règles (quorum, majorité) ne sont pas les mêmes.
L'AG ordinaire (AGO)
C'est l'AG annuelle classique, qui se tient une fois par an dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice. Elle traite :
- Approbation du rapport moral (présidence)
- Approbation du rapport d'activité
- Approbation des comptes de l'exercice écoulé (rapport du trésorier)
- Quitus aux dirigeants (décharge de responsabilité)
- Adoption du budget prévisionnel de l'exercice suivant
- Vote du montant des cotisations
- Élection / renouvellement du conseil d'administration et du bureau
- Toute question portée à l'ordre du jour
L'AG extraordinaire (AGE)
Réservée aux décisions structurantes qui modifient l'essence de l'association :
- Modification des statuts (objet, siège, dénomination, gouvernance)
- Fusion avec une autre association
- Dissolution volontaire
- Aliénation d'immeubles ou d'actifs importants
L'AGE peut être convoquée à tout moment, et a généralement des règles de quorum et de majorité renforcées (souvent les 2/3 des présents ou représentés). Vérifiez vos statuts.
Astuce : dans la pratique, beaucoup d'associations enchaînent AGO et AGE dans une même réunion (par exemple, pour modifier les statuts en complément de l'AG annuelle). Cela suppose une convocation distincte mentionnant les deux.
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Quand convoquer une AG ?
La loi 1901 n'impose aucune obligation de tenir une AG (sauf cas spécifiques). Mais 99 % des associations en ont prévu une dans leurs statuts, car c'est :
- Un acte de gouvernance démocratique qui légitime les dirigeants
- Une protection juridique (le quitus voté décharge les dirigeants des actes passés)
- Une condition imposée par presque tous les financeurs (PV d'AG approuvant les comptes joint aux dossiers de subvention)
Quand tenir l'AGO annuelle ?
Vos statuts précisent généralement « dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice ». Si votre exercice = année civile (31 décembre), l'AGO doit se tenir avant le 30 juin de l'année suivante. Beaucoup d'associations choisissent mars-avril-mai pour avoir le temps de préparer les comptes en janvier-février.
Quand convoquer une AGE ?
Dès qu'une modification statutaire est nécessaire. Anticiper : si vous avez besoin de modifier les statuts pour une demande de subvention spécifique, déclenchez l'AGE 2-3 mois avant la date butoir du dossier.
Qui convoque ?
Le président de l'association, sur décision du bureau ou du conseil d'administration selon les statuts. Une AG peut aussi être convoquée à la demande d'un certain pourcentage des adhérents (typiquement 1/3 ou 1/4), si les statuts le prévoient.
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La convocation : délai, contenu, mode d'envoi
La convocation est le document qui informe les adhérents de l'AG. Mal faite, elle peut être source de contestation et d'annulation des décisions prises.
Délai légal
La loi 1901 ne fixe pas de délai. Mais les statuts en imposent presque toujours un, généralement 15 à 21 jours avant la date de l'AG. Si vos statuts disent « 15 jours », c'est 15 jours minimum : une convocation envoyée 14 jours avant rend l'AG attaquable.
Contenu obligatoire
- Lieu, date, heure de l'AG (en présentiel, en visio, ou hybride)
- Type d'AG (ordinaire, extraordinaire, mixte)
- Ordre du jour complet (impossible de voter une décision non inscrite à l'ordre du jour)
- Modalités de représentation (pouvoir / procuration)
- Documents joints ou liens vers : rapport d'activité, comptes, budget prévisionnel
- Mention d'une seconde convocation en cas de quorum non atteint (si prévue par les statuts)
Mode d'envoi
Email + courrier postal historiquement, mais l'email seul est désormais valable (jurisprudence constante) s'il est démontrable (preuve d'envoi). Ajoutez un affichage au siège pour les retardataires.
L'outil de communication Kobli envoie la convocation à tous les adhérents en 2 clics, avec accusé de réception, et garde la traçabilité (qui a reçu, qui a ouvert).
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L'ordre du jour : ce qui doit y figurer
L'ordre du jour est le programme verrouillé de l'AG. Aucune décision ne peut être prise sur un sujet qui n'y figure pas (sauf les « questions diverses » sans décision contraignante).
Structure type pour une AGO annuelle
- Émargement et vérification du quorum
- Désignation du président et du secrétaire de séance
- Rapport moral du président (lecture et vote)
- Rapport d'activité (lecture et vote)
- Rapport financier du trésorier (lecture et vote)
- Quitus aux dirigeants pour l'exercice écoulé
- Présentation du budget prévisionnel (vote)
- Fixation du montant des cotisations N+1 (vote)
- Renouvellement du conseil d'administration (élection)
- Élection du bureau par le CA (peut se faire en réunion CA après l'AG)
- Questions diverses (sans vote contraignant)
- Clôture
Pour une AGE
L'ordre du jour doit lister précisément les modifications proposées (article par article si modification des statuts), avec le texte de la nouvelle rédaction. Pas de marge d'improvisation pendant l'AGE.
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Quorum et règles de vote
Le quorum et la majorité requise pour les votes sont fixés par les statuts. La loi 1901 ne les impose pas : vous êtes libres au moment de la rédaction. Mais une fois fixés, vous devez les respecter.
Le quorum
Le quorum est le nombre minimum de membres présents ou représentés pour que l'AG puisse délibérer valablement. Exemple typique : « 1/4 des membres à jour de cotisation, présents ou représentés ».
Si le quorum n'est pas atteint, vous avez deux options :
- Renvoyer l'AG à une date ultérieure
- Tenir une seconde AG (le jour même 15 minutes plus tard, ou à une date prévue dans la convocation) sans condition de quorum, comme prévu dans la convocation initiale
Les majorités
- Majorité simple (50 % + 1 des votants) — pour les décisions courantes d'une AGO
- Majorité absolue (50 % + 1 des inscrits) — plus stricte, rarement utilisée
- Majorité qualifiée (2/3 ou 3/4) — fréquente pour les AGE (modification statuts)
- Unanimité — pour les décisions les plus structurantes (dissolution dans certains cas)
Les pouvoirs (procurations)
Un membre absent peut donner pouvoir à un autre membre présent. Les statuts limitent souvent le nombre de pouvoirs détenus par un même membre (typiquement 2 à 5), pour éviter qu'une personne ne concentre trop de votes. Le modèle de pouvoir est joint à la convocation.
Les modes de vote
Main levée (le plus courant), vote à bulletin secret (obligatoire pour l'élection des dirigeants si un membre le demande), vote électronique (si prévu par les statuts ou un règlement intérieur).
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Le procès-verbal (PV) : pourquoi et comment
Le procès-verbal est le document officiel qui acte ce qui a été décidé en AG. C'est lui qui fait foi en cas de contestation, de contrôle administratif, de demande de subvention.
Qui rédige le PV ?
Le secrétaire de séance, désigné en début d'AG (souvent le secrétaire de l'association). Il prend des notes pendant l'AG et rédige le PV dans les jours qui suivent. Le PV est signé par le président et le secrétaire de séance.
Contenu du PV
- Identification : nom de l'asso, type d'AG, date, heure, lieu
- Émargement : nombre de membres présents, représentés, vérification du quorum
- Désignation du président et du secrétaire de séance
- Ordre du jour rappelé
- Pour chaque point : résumé des débats (synthèse, pas verbatim), résolution proposée, résultat du vote (X pour, Y contre, Z abstentions), décision prise
- Élections : liste des candidats, votes obtenus, résultats
- Clôture : heure de fin, signature président et secrétaire
Diffusion du PV
Envoyez le PV aux adhérents dans les 15 jours suivant l'AG. C'est une bonne pratique de transparence (et souvent une obligation statutaire). Conservez l'original signé dans le registre de l'association.
Pour les modifications statutaires votées en AGE : le PV doit être déposé en préfecture dans les 3 mois, avec les nouveaux statuts.
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Démarches post-AG
L'AG terminée, plusieurs démarches sont à enchaîner pour que les décisions soient effectives.
Mise à jour préfecture (si applicable)
Si l'AG a modifié :
- Les statuts → déclaration en préfecture dans les 3 mois (PV + statuts modifiés)
- Le bureau / les dirigeants → déclaration en préfecture dans les 3 mois
- Le siège social → déclaration en préfecture dans les 3 mois
- L'objet → déclaration en préfecture dans les 3 mois
Tout cela se fait gratuitement sur service-public.fr (espace association).
Mise à jour banque
Si le bureau a changé (notamment président et trésorier), il faut informer la banque (qui a besoin de la nouvelle liste des personnes habilitées à manipuler le compte). Joignez le PV de l'AG, les nouvelles pièces d'identité, et un nouveau pouvoir bancaire si nécessaire.
Mise à jour des outils
Mettez à jour : la fiche annuaire de l'asso (Insee SIRENE), les fichiers des financeurs (CAF, ville, etc.), les outils internes (Kobli, etc.) avec les nouveaux dirigeants. Une AG qui ne se traduit pas en mises à jour opérationnelles, c'est du temps perdu.
Communiquer aux adhérents
Envoyez le PV (en intégralité ou en synthèse) aux adhérents. C'est un acte de transparence apprécié. Profitez-en pour annoncer les chantiers de l'année qui s'ouvre.